Guide d'utilisation

Démarrer

AssistOwl rassemble vos e-mails, votre agenda, vos contacts et vos tâches dans un espace de travail apaisé, avec un assistant IA prêt à vous aider sur tout cela.

Créez un compte depuis la page d'accueil avec votre e-mail et un mot de passe — aucune carte bancaire n'est requise. Une fois connecté, vous arrivez directement dans l'espace de travail principal.

La disposition à trois panneaux :

• Barre de gauche — onglets colorés pour basculer entre Accueil, Boîte de réception, Tâches, Agenda, Contacts et autres sections, avec Paramètres et Aide en bas.
• Centre — la zone de travail de la section ouverte.
• Panneau de droite — l'assistant IA, disponible partout. Vous pouvez le replier avec la flèche pour donner plus d'espace au centre.

Les thèmes se trouvent dans les Paramètres. Choisissez entre un thème clair et chaleureux (Classic Lotus), un thème sombre à fort contraste (Professional Dark), un thème bleu net (Executive Blue), un thème clair professionnel avec navigation bleu marine et accents lavande (Professional Blue) ou un thème aux couleurs vives et dynamiques (Vivid), selon ce qui repose le mieux vos yeux.

Mobile et bureau : l'application est entièrement responsive. Sur les petits écrans, la barre de gauche se replie et le panneau IA glisse depuis le côté, vous pouvez donc tout utiliser depuis un téléphone ou une tablette.

Tableau « Aujourd'hui » & boîte intelligente

La vue « Aujourd'hui » est votre point de départ matinal. Au lieu d'empiler tous les e-mails non lus dans une longue liste, AssistOwl lit votre boîte de réception et regroupe les messages en quelques catégories claires, pour que vous voyiez ce qui mérite vraiment votre attention.

• Répondre maintenant — messages importants en attente. L'IA propose un Brouillon de réponse en un clic.
• Répondre aujourd'hui — choses qui peuvent attendre quelques heures sans déborder sur le lendemain.
• Décision — e-mails qui appellent un choix de votre part plutôt qu'une réponse. L'IA peut les résumer.
• Pour info — messages d'information que vous pouvez archiver en lot sans risque.

Cliquez sur un élément pour ouvrir l'e-mail complet. Depuis un e-mail ouvert vous pouvez le mettre en favori, le marquer comme lu ou non lu ou le supprimer.

Chaque ligne de tri possède aussi des actions rapides pour transformer l'e-mail en Tâche, planifier une Relance ou l'envoyer directement à votre agenda avec Ajouter à l'agenda.

Raccourcis & palette de commandes

Appuyez sur ⌘K (ou Ctrl+K sous Windows) n'importe où dans l'application pour ouvrir la palette de commandes. Vous pouvez y rechercher des e-mails et des contacts, sauter dans une section ou lancer des actions courantes comme rédiger un e-mail — sans toucher à la souris.

C'est le seul raccourci à retenir — tout le reste est accessible en un clic.

Assistant chat IA

L'assistant IA vit à droite de l'application. Tapez une question ou une instruction, il répond en s'appuyant sur le contexte utile — vos e-mails, agenda, tâches, contacts et notes.

Mode Général ou Espace de travail. L'assistant fonctionne dans deux modes :

• Général — répond uniquement avec ses connaissances générales. Idéal pour des questions rapides où il n'a pas besoin de regarder vos données.
• Espace de travail — utilise vos vrais e-mails, événements, tâches et contacts pour agir dessus. Choisissez ce mode pour résumer un fil, rédiger une réponse, retrouver une réunion, etc.

Chaque réponse affiche un petit badge de mode pour que vous sachiez toujours lequel a été utilisé. Si l'assistant est passé automatiquement en mode Espace de travail, vous verrez sur la même réponse une option pour annuler ce changement — pratique si vous vouliez plutôt une réponse générique.

Nouvelle conversation. Démarrez une nouvelle conversation à tout moment depuis le haut du panneau de chat. Les conversations passées sont enregistrées dans votre historique pour les rouvrir et les poursuivre plus tard.

Mode vocal. Touchez l'icône micro pour parler à l'assistant à voix haute. Il peut aussi vous lire ses réponses, idéal en voiture ou en déplacement.

Recherche web en temps réel

Quand une question ne peut être tranchée qu'en consultant des informations en direct — actualités, prix du jour, événements récents — l'assistant va chercher des données fraîches sur le web avant de répondre.

Vous le saurez parce que la réponse cite et lie les sources utilisées. Rien à activer : cela se déclenche automatiquement quand la question l'exige.

Une IA qui s'améliore avec l'usage

Plus vous utilisez AssistOwl, mieux l'assistant IA apprend à vous connaître. Il observe des schémas dans votre façon de travailler — le ton que vous préférez, la manière dont vous aimez les résumés, les sujets qui comptent le plus — et applique ces préférences automatiquement à chaque réponse.

Quand l'assistant s'appuie sur quelque chose qu'il a appris sur vous, une petite pastille Préférences enregistrées appliquées apparaît sur la réponse. C'est l'IA qui confirme qu'elle utilise vos habitudes, votre style de communication et votre contexte — et ne repart pas de zéro.

Comment la mémoire se construit. Les préférences viennent de deux endroits :

• Vos notes — tout ce qui est enregistré dans la section Notes sert de contexte à long terme. Titre de poste, formule de politesse préférée, clients clés, règles de rédaction — notez-les une fois et l'assistant les utilisera à chaque demande sans que vous ayez à vous répéter.
• Schémas de conversation — après chaque session, l'assistant distille discrètement des signaux sur vos préférences (ton, format, longueur) et les reporte dans les conversations futures.

Raisonnement multi-étapes. Pour les questions complexes, l'assistant peut planifier en coulisse une courte séquence d'étapes — chercher sur le web, lire une page, consulter vos e-mails ou tâches — avant de composer une réponse unique et étayée. Vous voyez un bref résumé des étapes effectuées ; la réponse finale est toujours claire et concise.

E-mail → Agenda en un clic

Beaucoup d'e-mails finissent par appeler une réunion. Ouvrez n'importe quel e-mail puis cliquez sur Planifier dans la barre d'outils (ou sur la pastille Ajouter à l'agenda du tableau « Aujourd'hui ») pour le transformer en événement.

L'assistant lit l'e-mail, en extrait les détails pertinents, recherche un créneau libre dans votre agenda puis crée l'événement pour vous. Il vous soumet un récapitulatif avant de confirmer — vous gardez le contrôle.

L'événement arrive dans votre agenda Google ou Microsoft connecté dès que vous confirmez.

Tâches

Les tâches ont leur propre section, mais y arrivent depuis toute l'application :

• Depuis un e-mail : le bouton Créer une tâche sur n'importe quel e-mail le transforme en to-do, en gardant l'e-mail comme contexte.
• Depuis le chat : demandez à l'assistant par exemple « rappelle-moi d'appeler Sarah vendredi » et la tâche est ajoutée pour vous.
• Manuellement : cliquez sur + Nouvelle tâche en haut du panneau Tâches pour en ajouter une avec un titre, une description, une échéance et une priorité.

Filtrez les tâches par Toutes, Aujourd'hui, À venir ou Terminées. Cliquez sur la case pour marquer une tâche comme faite. Les priorités sont en couleurs (rouge pour haute, orangé pour moyenne, gris pour basse) afin de scanner la liste d'un coup d'œil.

Si l'IA n'arrive pas à fixer une échéance pour une nouvelle tâche, elle vous le demande en langage clair plutôt que de deviner.

Agenda

La section Agenda regroupe vos événements de tous les agendas connectés au même endroit. Par défaut vous voyez les prochains jours d'un coup d'œil, regroupés sous chaque date — la vue jour. Vous pouvez aussi élargir la perspective avec une vue semaine pour repérer des tendances sur une période plus longue.

Chaque ligne d'événement affiche le titre, l'heure et (si renseigné) le lieu. Cliquez sur un événement pour ouvrir ses détails. Pour créer un nouvel événement, demandez à l'assistant en langage clair — par exemple « planifie une réunion d'1 heure avec Sarah mardi prochain à 14 h » — et il l'ajoutera directement dans votre agenda connecté.

Assistant de planification IA. La boîte Planifier automatiquement la tâche cherche des créneaux libres dans vos heures de travail et pose un bloc de concentration dans votre agenda. Vous choisissez la durée — 30 min, 45 min, 1 heure, 90 min ou 2 heures. S'il n'y a pas de place, un message convivial vous propose de choisir une durée plus courte ou d'étendre votre journée de travail dans Paramètres → Planification.

Contacts

Contacts rassemble toutes les personnes avec qui vous avez échangé dans une liste de type carnet d'adresses. Chaque ligne affiche un avatar coloré avec une initiale, le nom et l'e-mail du contact, et un petit badge indiquant le nombre d'e-mails échangés.

• Onglets alphabétiques pour sauter directement à un nom par sa première lettre — pratique quand la liste est longue.
• Épinglez vos favoris pour que les personnes les plus contactées restent en haut, même lors d'une recherche ou d'un filtre.
• Contexte des e-mails récents — cliquer sur un contact affiche à droite ses e-mails les plus récents, pour reprendre la conversation sans fouiller votre boîte.

Panneau de détail du contact. Cliquez sur un contact pour ouvrir une vue de détail avec deux onglets : Historique des e-mails affiche vos échanges les plus récents avec cette personne — cliquez pour ouvrir ; Notes — affiche les notes de votre section Notes qui mentionnent cette personne, pour retrouver facilement le contexte sans quitter la vue du contact.

Vous pouvez aussi demander à l'assistant d'agir directement avec un contact — lui demander de rédiger un e-mail, de planifier une réunion ou de créer une tâche avec cette personne, et il remplira ses informations pour vous.

Notes

La section Notes est un espace de texte libre — prises de notes en réunion, briefs de projet, tout ce que vous mettriez normalement sur un post-it. L'éditeur prend en charge les titres, le gras, l'italique, les listes et l'annulation/refaire avec les raccourcis clavier classiques.

La particularité des notes dans AssistOwl, c'est que l'assistant IA s'en sert comme mémoire. Tout ce que vous enregistrez dans une note devient un contexte d'arrière-plan que l'assistant peut mobiliser pour répondre à vos prochaines questions, rédiger des réponses ou résumer. Notez par exemple votre fonction, vos clients clés ou votre formule de politesse préférée, et l'assistant les utilisera naturellement.

Synchronisation Drive. Cliquez sur Synchroniser avec Drive sur n'importe quelle note pour l'enregistrer en tant que fichier .md dans votre Google Drive ou OneDrive dans un dossier AssistOwl/AAAA-MM-JJ/. Les dossiers parents sont créés automatiquement — aucune configuration manuelle requise.

Envoyer au Chat. Cliquez sur Envoyer au chat sur n'importe quelle note pour déposer son contenu directement dans le panneau IA comme message de départ — idéal pour demander à l'assistant d'améliorer, de traduire ou d'agir sur ce que vous avez écrit.

Bot WhatsApp

Connectez votre numéro de mobile dans Paramètres → WhatsApp et vous pouvez discuter avec AssistOwl depuis votre téléphone, comme avec n'importe quel contact.

1. Saisissez votre numéro avec l'indicatif pays.
2. Touchez Envoyer le code de vérification.
3. Tapez le code à 6 chiffres reçu et touchez Vérifier.

Une fois connecté, tout ce que vous demanderiez à l'assistant dans l'application, vous pouvez le demander via WhatsApp — résumés d'e-mails, planification, ajout de tâches, etc. Vous pouvez vous déconnecter à tout moment depuis le même onglet de paramètres.

Si la livraison commence à échouer, une bannière apparaît en haut de l'application pour vous indiquer ce qui ne va pas (ex. signature non valide ou numéro non enregistré). Cliquez sur Ouvrir les paramètres pour vous re-vérifier, ou consultez les diagnostics Activité entrante et Échecs sortants pour voir ce qui a été envoyé et reçu ces dernières 24 heures.

Variantes de réponse intelligente

Au moment de répondre, l'assistant peut proposer plusieurs versions sur des tons différents — par exemple amical, formel ou concis — pour que vous choisissiez celle qui colle à la relation. Cliquez sur la variante qui vous plaît, elle devient le brouillon ; ajustez les mots et envoyez.

Relances & briefing hebdomadaire

Les relances apparaissent quand un e-mail que vous avez envoyé reste sans réponse depuis un moment. Ce sont de douces suggestions de relance, pas des rappels bruyants — vous pouvez écarter celles qui ne vous parlent pas.

Le briefing hebdomadaire fait le bilan de votre boîte de réception, de votre agenda et de vos tâches — ce qui a été fait, ce qui arrive, et là où l’assistant a repéré des tendances à exploiter.

Suggestions proactives

Pendant que vous travaillez, l'assistant peut afficher de petites suggestions — par exemple « voulez-vous que je rédige une réponse ? » quand vous regardez un e-mail depuis un moment. Elles sont là pour aider, pas pour s'imposer.

• Si une suggestion n'est pas utile, écartez-la et elle ne reviendra pas dans la même conversation.
• Les suggestions sont conçues pour réapparaître après le démarrage d'une nouvelle conversation, afin que vous voyiez encore des propositions pertinentes la prochaine fois.

Personas & sessions IA

Les personas sont des profils de prompt enregistrés — par exemple « tiens-toi pour mon rédacteur marketing » ou « sois un critique tech concis ». Changer de persona modifie la manière dont l'assistant s'adresse à vous, sans avoir à réexpliquer le contexte à chaque fois.

Ouvrez le menu des personas dans le panneau de chat et choisissez Parcourir la bibliothèque pour explorer la Bibliothèque de personas — une galerie soignée de personas prêtes à l'emploi en marketing, vente, rédaction, finance, support et design. Un clic ajoute une persona à votre liste ; ensuite vous pouvez l'activer, la modifier ou la supprimer comme n'importe quelle autre persona personnalisée.

Les sessions IA regroupent par sujet les conversations liées, pour qu'un projet de longue haleine reste à un seul endroit plutôt que de se diluer dans l'historique général. Les nouvelles sessions reçoivent un titre auto-généré, fondé sur ce dont vous avez parlé.

Nettoyage de la boîte

L'onglet Nettoyage dans le rail de navigation affiche les e-mails que l'IA a déjà classés comme spam ou non pertinents — pour les examiner et les supprimer en masse plutôt qu'un par un.

• Spam (section rose) — messages indésirables, hameçonnage et arnaques. Déplacer en Corbeille en toute sécurité.
• Non pertinent (section ambre) — e-mails en masse légitimes mais non souhaités : newsletters, notifications sociales, marketing. Archiver en toute sécurité.

Cochez des lignes individuelles ou utilisez la case de groupe pour sélectionner toute une section, puis cliquez sur Archiver la sélection ou Mettre à la corbeille. Une boîte de confirmation affiche le décompte avant tout déplacement. Les deux actions se propagent immédiatement à Gmail ou Outlook.

Scanner plus d'e-mails. Par défaut, AssistOwl classe les messages récents. Pour remonter plus loin, cliquez sur Scanner les 30 derniers jours (ou Scanner 30 jours supplémentaires après le premier passage). Chaque exécution étend la fenêtre de 30 jours, jusqu'à un an.

Toujours nettoyer cet expéditeur. Le bouton bouclier sur une ligne crée une règle qui route automatiquement les futurs e-mails de cet expéditeur vers la file de nettoyage.

Tags e-mail IA

Les tags vous permettent d'étiqueter les e-mails avec vos propres catégories — Suivi client, Finance, Urgent — puis de filtrer votre boîte par ces étiquettes. L'IA attribue automatiquement le tag le plus adapté à chaque e-mail à son arrivée.

• Créer des tags dans Paramètres → Tags e-mail. Donnez à chaque tag un nom (40 caractères max.), une description optionnelle pour guider la correspondance IA, et une parmi 8 couleurs prédéfinies.
• Remplacement manuel — cliquez sur l'icône de tag sur n'importe quelle ligne de la boîte de réception pour assigner ou supprimer un tag.
• Filtrer par tag via le menu déroulant de tags dans la barre de la boîte pour se concentrer sur une catégorie à la fois.

Automatisations webhook

Les automatisations connectent AssistOwl à n'importe quel service externe acceptant des requêtes HTTP — un webhook Zapier, un canal Slack, votre propre API ou un workflow n8n. Vous définissez le point de terminaison ; AssistOwl le déclenche.

Configurez-les dans Paramètres → Automatisations. Chaque automatisation a un nom, une description optionnelle, une URL, une méthode HTTP, des en-têtes optionnels et un modèle de charge utile JSON.

Déclenchement depuis l'IA. Demandez à l'assistant quelque chose comme « lance ma notification Slack » — il reconnaît l'automatisation correspondante, affiche une boîte de confirmation avec les détails, et ne l'exécute qu'après votre approbation.

Sources & résumés

Les Sources transforment AssistOwl en digest d'information personnalisé. Ajoutez un flux RSS ou l'URL d'une page web et l'application la surveille en arrière-plan, vous livrant régulièrement des résumés rédigés par l'IA.

• Ajouter une source depuis Paramètres → Sources. Collez une URL RSS ou une adresse de page web et attribuez-lui un tag optionnel pour regrouper des sources liées (ex. Actualités sectorielles ou Veille concurrentielle).
• Planifications de résumés contrôlent quand vous recevez le digest. Choisissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire), les jours, l'heure, votre fuseau horaire, et si la livraison se fait par notifications in-app et/ou WhatsApp.
• Notifications de sources apparaissent dans la cloche de notification dans l'en-tête de l'app — chacune est un court résumé IA des derniers éléments de vos sources, avec des liens pour en savoir plus.

Cliquez sur Exécuter maintenant sur n'importe quelle planification pour générer et livrer un résumé immédiatement, sans attendre la prochaine heure planifiée.

Forfaits & facturation

AssistOwl propose un forfait gratuit pour démarrer et des paliers payants offrant plus de capacité et de fonctionnalités. Pour voir votre forfait, en changer ou résilier :

• Ouvrez Paramètres en bas de la barre de gauche.
• Ou, une fois connecté, allez directement à la page de facturation.

Depuis la page de facturation vous pouvez Passer à ce forfait, Gérer la facturation dans le portail client Stripe, ou Résilier le forfait. Les résiliations prennent effet à la fin de la période de facturation ; vous gardez l'accès jusque-là.

Confidentialité & RGPD

Tous les traitements IA sont exécutés dans l'Union européenne via IONOS Cloud — un fournisseur européen conforme au RGPD. Vos e-mails et entrées d'agenda ne servent pas à entraîner les modèles d'IA.

Vous pouvez exporter les données que nous détenons à votre sujet et faire supprimer votre compte et vos données personnelles sur demande. Déconnecter Google ou Microsoft depuis les Paramètres révoque immédiatement notre accès à ces services.

Lisez la politique de confidentialité complète pour le détail.

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