Benutzerhandbuch

Erste Schritte

AssistOwl bündelt deine E-Mails, deinen Kalender, deine Kontakte und deine Aufgaben in einem ruhigen Arbeitsbereich – mit einem KI-Assistenten, der bei allem hilft.

Konto erstellen: auf der Startseite mit E-Mail-Adresse und Passwort – ohne Kreditkarte. Nach der Anmeldung landest du direkt im Hauptarbeitsbereich.

Das Drei-Spalten-Layout:

• Linke Leiste – farbige Tabs für den Wechsel zwischen Start, Posteingang, Aufgaben, Kalender, Kontakten und weiteren Bereichen, mit Einstellungen und Hilfe ganz unten.
• Mitte – der Arbeitsbereich für den jeweils geöffneten Bereich.
• Rechte Leiste – der KI-Chat-Assistent, überall verfügbar. Du kannst ihn mit dem Pfeilsymbol einklappen, um die Mitte zu vergrößern.

Themes findest du in den Einstellungen. Wähle zwischen einem warmen hellen Theme (Classic Lotus), einem kontraststarken dunklen Theme (Professional Dark), einem klaren blauen Theme (Executive Blue), einem professionellen hellen Theme mit marineblauer Navigation und lavendelfarbenen Akzenten (Professional Blue) oder einem lebhaften Theme mit kräftigen Farben (Vivid) – ganz wie es deinen Augen guttut.

Mobil und Desktop: die App ist vollständig responsiv. Auf kleineren Bildschirmen klappt die linke Leiste ein und der KI-Bereich schiebt sich von der Seite ein, sodass du auch vom Smartphone oder Tablet alles nutzen kannst.

Heute-Board & Smart Inbox

Die Heute-Ansicht ist dein Startpunkt am Morgen. Statt jede ungelesene E-Mail in eine endlose Liste zu kippen, liest AssistOwl deinen Posteingang und gruppiert die Nachrichten in wenige klare Kategorien, damit du sofort siehst, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.

• Jetzt antworten – wichtige Nachrichten, die auf dich warten. Die KI bietet ein Antwort entwerfen mit einem Klick.
• Heute antworten – Dinge, die ein paar Stunden Zeit haben, aber nicht über den Tag rutschen sollten.
• Entscheidung – E-Mails, die eine Entscheidung statt einer Antwort von dir verlangen. Die KI fasst sie auf Wunsch zusammen.
• Zur Info – informative Nachrichten, die du gefahrlos sammelweise archivieren kannst.

Klicke auf einen Eintrag, um die vollständige E-Mail zu öffnen. Aus der geöffneten Mail kannst du sie mit Stern markieren, auf gelesen oder ungelesen setzen oder löschen.

Jede Triage-Zeile hat zudem Schnellaktionen: aus der E-Mail eine Aufgabe machen, ein Follow-up planen oder sie direkt mit In Kalender in deinen Kalender übernehmen.

Kürzel & Befehlspalette

Drücke ⌘K (oder Strg+K unter Windows) irgendwo in der App, um die Befehlspalette zu öffnen. Von dort kannst du E-Mails und Kontakte suchen, in jeden Bereich springen oder gängige Aktionen wie das Verfassen einer E-Mail starten – ganz ohne Maus.

Das ist das einzige Kürzel, das du dir merken musst – alles andere erreichst du per Klick.

KI-Chat-Assistent

Der KI-Assistent lebt am rechten Rand der App. Tippe eine Frage oder Anweisung ein und er antwortet mit dem jeweils passenden Kontext – deinen E-Mails, dem Kalender, Aufgaben, Kontakten und Notizen.

Allgemein- vs. Workspace-Modus. Der Assistent läuft in zwei Modi:

• Allgemein – antwortet nur mit allgemeinem Wissen. Gut für schnelle Fragen, bei denen er deine Daten nicht ansehen muss.
• Workspace – bezieht deine echten E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte mit ein, um damit zu arbeiten. Nutze diesen Modus, wenn er einen Verlauf zusammenfassen, eine Antwort entwerfen oder ein Meeting finden soll.

Jede Antwort zeigt ein kleines Modus-Badge, damit du immer weißt, welcher Modus genutzt wurde. Wenn der Assistent automatisch in den Workspace-Modus gewechselt ist, erscheint bei der gleichen Antwort die Möglichkeit, diesen Wechsel rückgängig zu machen – praktisch, wenn du doch eine allgemeine Antwort wolltest.

Neues Gespräch. Du kannst jederzeit oben im Chat-Bereich ein neues Gespräch starten. Frühere Gespräche werden in deinem Verlauf gespeichert, sodass du sie später wieder öffnen und fortsetzen kannst.

Sprachmodus. Klicke auf das Mikrofonsymbol, um laut mit dem Assistenten zu sprechen. Er kann Antworten auch vorlesen – ideal beim Autofahren oder unterwegs.

Echtzeit-Websuche

Wenn eine Frage nur durch eine aktuelle Recherche zu beantworten ist – aktuelle Nachrichten, heutige Preise, jüngste Ereignisse – holt sich der Assistent vor der Antwort frische Informationen aus dem Web.

Du erkennst es daran, dass die Antwort die genutzten Quellen nennt und verlinkt. Du musst nichts aktivieren; es greift automatisch, wenn die Frage es erfordert.

KI, die mit der Nutzung besser wird

Je länger du AssistOwl nutzt, desto besser lernt dich der KI-Assistent kennen. Er erkennt Muster in deiner Arbeitsweise – den bevorzugten Ton, die Art, wie du Zusammenfassungen magst, die wichtigsten Themen – und wendet diese Vorlieben automatisch auf jede Antwort an.

Wenn der Assistent etwas nutzt, das er über dich gelernt hat, erscheint ein kleiner Gespeicherte Einstellungen angewendet-Chip auf der Antwort. Das ist die Bestätigung, dass er deine Gewohnheiten, deinen Kommunikationsstil und deinen Kontext verwendet – und nicht von vorne beginnt.

Wie das Gedächtnis aufgebaut wird. Vorlieben kommen aus zwei Quellen:

• Deine Notizen — alles, was im Notizen-Bereich gespeichert ist, dient als Langzeitkontext. Berufsbezeichnung, bevorzugte Grußformel, wichtige Kunden, Schreibregeln – einmal eingegeben, nutzt der Assistent sie bei jeder Anfrage, ohne dass du dich wiederholen musst.
• Gesprächsmuster — nach jeder Sitzung destilliert der Assistent leise Signale über deine Vorlieben (Ton, Format, Länge) und überträgt sie in künftige Gespräche.

Mehrstufiges Denken. Bei komplexen Fragen kann der Assistent im Hintergrund eine kurze Abfolge von Schritten planen – im Web suchen, eine Seite lesen, E-Mails oder Aufgaben prüfen – bevor er eine einzige, fundierte Antwort formuliert. Du siehst eine kurze Zusammenfassung der Schritte; die endgültige Antwort ist immer klar und prägnant.

E-Mail → Kalender mit einem Klick

Viele E-Mails münden in ein Meeting. Öffne eine beliebige E-Mail und klicke in der Symbolleiste auf Termin planen (oder auf den In Kalender-Chip im Heute-Board), um daraus einen Kalendereintrag zu machen.

Der Assistent liest die E-Mail, extrahiert die relevanten Details, sucht dann in deinem Kalender nach einem freien Slot und legt den Termin für dich an. Vor dem Buchen zeigt er dir eine Zusammenfassung zur Bestätigung – du behältst also die Kontrolle.

Der Termin landet in deinem verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender, sobald du bestätigst.

Aufgaben

Aufgaben haben einen eigenen Bereich, fließen aber aus der ganzen App ein:

• Aus E-Mails: der Aufgabe erstellen-Button in jeder E-Mail wandelt sie in ein To-do um und behält die E-Mail als Kontext.
• Aus dem Chat: bitte den Assistenten z. B. „Erinnere mich daran, Sarah am Freitag anzurufen“ – die Aufgabe wird für dich angelegt.
• Manuell: klicke auf + Neue Aufgabe oben im Aufgabenbereich, um selbst eine mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Priorität anzulegen.

Filtere Aufgaben nach Alle, Heute, Bald oder Erledigt. Klicke auf das Häkchen, um eine Aufgabe abzuschließen. Prioritäten sind farblich markiert (rot für hoch, gelb für mittel, grau für niedrig), damit du die Liste auf einen Blick erfassen kannst.

Wenn die KI bei einer neuen Aufgabe das Fälligkeitsdatum nicht eindeutig bestimmen kann, fragt sie dich freundlich nach – statt zu raten.

Kalender

Der Kalenderbereich zeigt deine Termine aus allen verbundenen Kalendern an einem Ort. Standardmäßig siehst du die nächsten Tage auf einen Blick, jeweils unter ihrem Datum gruppiert – die Tagesansicht. Du kannst die Sicht auch auf eine Wochenansicht erweitern, wenn du Muster über einen längeren Zeitraum erkennen möchtest.

Jede Termin-Zeile zeigt Titel, Uhrzeit und (sofern hinterlegt) den Ort. Klicke auf einen Termin, um die Details zu öffnen. Um einen neuen Termin anzulegen, frag den Assistenten in einfacher Sprache – z. B. „Plane nächsten Dienstag um 14 Uhr ein einstündiges Meeting mit Sarah“ – und er trägt ihn direkt in deinen verbundenen Kalender ein.

KI-Planungsassistent. Der Dialog Aufgabe automatisch planen sucht freie Slots innerhalb deiner Arbeitszeiten und legt einen Fokus-Block in deinen Kalender. Du wählst, wie lang er sein soll – 30 Min., 45 Min., 1 Stunde, 90 Min. oder 2 Stunden. Wenn nichts frei ist, erscheint eine freundliche Meldung, die dich entweder zu einer kürzeren Dauer oder zur Verlängerung deines Arbeitstags in Einstellungen → Planung einlädt.

Kontakte

Kontakte fasst alle Personen, mit denen du je korrespondiert hast, in einer Adressbuch-artigen Liste zusammen. Jede Zeile zeigt einen farbigen Initial-Avatar, Namen und E-Mail-Adresse sowie ein kleines Badge mit der Anzahl der ausgetauschten E-Mails.

• Buchstaben-Tabs bringen dich direkt zum gewünschten Anfangsbuchstaben – praktisch bei langen Listen.
• Favoriten anheften, damit deine wichtigsten Personen oben bleiben – auch beim Suchen oder Filtern.
• Aktueller E-Mail-Kontext – ein Klick auf einen Kontakt zeigt rechts die jüngsten E-Mails von ihm, sodass du den Faden wieder aufnehmen kannst, ohne im Posteingang zu wühlen.

Kontakt-Detailansicht. Klicke auf einen Kontakt, um eine Detailansicht mit zwei Reitern zu öffnen: E-Mail-Verlauf zeigt deine neuesten E-Mails mit dieser Person — Klick öffnet sie; Notizen — zeigt Notizen aus dem Notizen-Bereich, in denen diese Person erwähnt wird, damit du verwandten Kontext direkt in der Kontaktansicht findest.

Du kannst den Assistenten auch direkt mit einem Kontakt arbeiten lassen – bitte ihn, eine E-Mail zu entwerfen, ein Meeting zu planen oder eine Aufgabe zu erstellen, und er trägt die Daten der Person für dich ein.

Notizen

Der Notizen-Bereich ist ein Ort für freien Text – Meeting-Mitschriften, Projektbriefings, alles, was du sonst auf einen Klebezettel schreiben würdest. Der Editor unterstützt Überschriften, fett, kursiv, Listen sowie Rückgängig/Wiederholen mit den üblichen Tastenkürzeln.

Das Besondere an Notizen in AssistOwl: der KI-Assistent nutzt sie als Gedächtnis. Was du in einer Notiz speicherst, wird zum Hintergrundkontext, auf den der Assistent bei künftigen Fragen, Antworten oder Zusammenfassungen zurückgreift. Schreibe etwa deine Berufsbezeichnung, deine wichtigsten Kunden oder deine bevorzugte Grußformel auf – der Assistent verwendet sie ganz natürlich.

Drive-Sync. Klicke bei einer Notiz auf Mit Drive synchronisieren, um sie als .md-Datei in Google Drive oder OneDrive im Ordner AssistOwl/JJJJ-MM-TT/ zu speichern. Übergeordnete Ordner werden automatisch angelegt – keine manuelle Einrichtung nötig.

An Chat senden. Mit An Chat senden wird der gesamte Inhalt einer Notiz direkt als Einstiegsnachricht in den KI-Bereich übernommen – praktisch, wenn du den Assistenten bitten willst, etwas zu verbessern, zu übersetzen oder darauf zu reagieren.

WhatsApp-Bot

Verbinde deine Mobilnummer in Einstellungen → WhatsApp und du kannst mit AssistOwl von deinem Telefon chatten – wie mit jedem anderen Kontakt.

1. Gib deine Nummer mit Ländervorwahl ein.
2. Tippe auf Bestätigungscode senden.
3. Gib den 6-stelligen Code ein, den wir dir senden, und tippe auf Bestätigen.

Sobald verbunden, kannst du den Assistenten über WhatsApp um alles bitten, was du in der App fragen würdest – inklusive E-Mail-Zusammenfassungen, Terminplanung und Aufgaben anlegen. Im selben Einstellungs-Tab kannst du jederzeit trennen.

Wenn die Zustellung fehlschlägt, erscheint oben in der App ein Banner mit der Ursache (z. B. Signatur-Fehler oder unregistrierte Nummer). Klicke auf Einstellungen öffnen, um neu zu verifizieren, oder prüfe die Diagnosen Eingehende Aktivität und Ausgehende Fehler, um zu sehen, was in den letzten 24 Stunden gesendet und empfangen wurde.

Smart-Reply-Varianten

Beim Verfassen einer Antwort kann der Assistent mehrere Versionen in unterschiedlichen Tonlagen anbieten – z. B. freundlich, formell oder knapp – damit du die zur jeweiligen Beziehung passende auswählen kannst. Klicke auf die Variante, die dir gefällt; sie wird zum Entwurf, den du noch anpassen und versenden kannst.

Nachfass-Hinweise & Wochen-Briefing

Nachfass-Hinweise erscheinen, wenn eine von dir gesendete E-Mail eine Weile keine Antwort erhalten hat. Es sind sanfte Vorschläge zum Nachhaken, keine lauten Erinnerungen – und du kannst jeden Hinweis verwerfen, den du nicht aufgreifen willst.

Das Wochen-Briefing fasst zusammen, was in deinem Posteingang, Kalender und bei den Aufgaben passiert ist – was erledigt wurde, was ansteht und wo dem Assistenten Muster aufgefallen sind, die sich lohnen.

Proaktive Hinweise

Während du arbeitest, kann der Assistent kleine Hinweise einblenden – etwa „Soll ich eine Antwort entwerfen?“, wenn du länger auf eine E-Mail blickst. Sie sollen helfen, nicht aufdrängen.

• Wenn ein Hinweis nicht passt, verwirf ihn – im selben Gespräch erscheint er nicht erneut.
• Hinweise sind so gebaut, dass sie nach einem neuen Gespräch wieder erscheinen können, damit du beim nächsten Mal weiterhin sinnvolle Vorschläge bekommst.

Personas & KI-Sitzungen

Personas sind gespeicherte Prompt-Profile – etwa „Verhalte dich wie meine Marketing-Texterin“ oder „Sei eine knappe Tech-Rezensentin“. Ein Persona-Wechsel verändert, wie der Assistent mit dir spricht, ohne dass du jedes Mal den Kontext neu erklären musst.

Öffne das Persona-Menü im Chat-Panel und wähle Bibliothek durchsuchen, um die Persona-Bibliothek zu erkunden – eine kuratierte Galerie fertiger Personas aus Marketing, Vertrieb, Schreiben, Finanzen, Support und Design. Ein Klick fügt eine Persona zu deiner Liste hinzu; danach kannst du sie wie jede andere eigene Persona aktivieren, bearbeiten oder löschen.

KI-Sitzungen bündeln zusammengehörende Gespräche nach Thema, sodass ein langlaufendes Projekt an einem Ort bleibt und nicht im allgemeinen Chat-Verlauf untergeht. Neue Sitzungen erhalten einen passend automatisch generierten Titel, basierend auf dem, was besprochen wurde.

Posteingang bereinigen

Der Reiter Bereinigen in der Navigation zeigt E-Mails, die die KI bereits als Spam oder irrelevant eingestuft hat – damit du sie gesammelt überprüfen und in einem Schritt entfernen kannst.

• Spam (roter Bereich) – Junk, Phishing und Betrug. Sicher in den Papierkorb verschieben.
• Irrelevant (bernsteinfarbener Bereich) – legitime, aber unerwünschte Massenmails: Newsletter, Social-Media-Benachrichtigungen, Marketing. Sicher archivieren.

Einzelne Zeilen oder die Gruppen-Checkbox anklicken, dann Auswahl archivieren oder Auswahl löschen wählen. Ein Bestätigungsdialog zeigt die Anzahl je Kategorie, bevor etwas verschoben wird. Beide Aktionen wirken sich sofort auf Gmail oder Outlook aus.

Mehr E-Mails scannen. Standardmäßig klassifiziert AssistOwl aktuelle Nachrichten. Für ältere E-Mails auf Letzte 30 Tage scannen (bzw. Weitere 30 Tage scannen nach dem ersten Durchlauf) klicken. Jeder Lauf erweitert das Zeitfenster um 30 Tage, bis zu einem Jahr.

Absender immer bereinigen. Das Schild-Symbol in einer Zeile erstellt eine Regel, die zukünftige E-Mails dieses Absenders automatisch in die Bereinigungswarteschlange leitet.

KI-E-Mail-Tags

Tags ermöglichen es, E-Mails mit eigenen Kategorien zu kennzeichnen – Kunden-Follow-up, Finanzen, Dringend – und den Posteingang danach zu filtern. Die KI weist beim Eingang jeder E-Mail automatisch den am besten passenden Tag zu.

• Tags erstellen unter Einstellungen → E-Mail-Tags. Jeder Tag erhält einen Namen (max. 40 Zeichen), eine optionale Beschreibung als KI-Hilfestellung und eine von 8 Farboptionen.
• Manuell überschreiben – das Tag-Symbol in einer Posteingangszeile anklicken, um einen Tag zuzuweisen oder zu entfernen.
• Nach Tag filtern über das Tag-Dropdown in der Posteingangs-Toolbar, um jeweils eine Kategorie zu fokussieren.

Webhook-Automatisierungen

Automatisierungen verbinden AssistOwl mit jedem externen Dienst, der HTTP-Anfragen akzeptiert – ein Zapier-Webhook, ein Slack-Kanal, deine eigene API oder ein n8n-Workflow. Du definierst den Endpunkt; AssistOwl löst ihn aus.

Einrichten unter Einstellungen → Automatisierungen. Jede Automatisierung hat einen Namen, eine optionale Beschreibung, eine URL, eine HTTP-Methode, optionale Header und eine JSON-Payload-Vorlage.

Per KI auslösen. Bitte den Assistenten etwa: „Starte meine Slack-Benachrichtigung“ – er erkennt die passende Automatisierung, zeigt einen Bestätigungsdialog mit den Details und führt sie erst nach deiner Freigabe aus.

Quellen & Zusammenfassungen

Quellen verwandeln AssistOwl in einen persönlichen Nachrichten-Digest. Füge beliebige RSS-Feeds oder Webseiten-URLs hinzu – die App überwacht sie im Hintergrund und liefert dir regelmäßige KI-Zusammenfassungen.

• Quelle hinzufügen unter Einstellungen → Quellen. RSS-URL oder Webseitenlink einfügen und optional einen Tag zur Gruppierung vergeben (z. B. Branchennews oder Wettbewerber-Beobachtung).
• Zusammenfassungs-Zeitpläne legen fest, wann du den Digest erhältst. Wähle Häufigkeit (täglich oder wöchentlich), Wochentage, Uhrzeit, Zeitzone und ob die Zustellung per In-App-Benachrichtigung und/oder WhatsApp erfolgt.
• Quellen-Benachrichtigungen erscheinen in der Benachrichtigungsglocke im App-Header – jede ist eine kurze KI-Zusammenfassung der neuesten Inhalte deiner Quellen mit Links zum Weiterlesen.

Mit Jetzt ausführen auf einem Zeitplan kannst du sofort eine Zusammenfassung erstellen und zustellen, ohne auf den nächsten geplanten Zeitpunkt zu warten.

Tarife & Abrechnung

AssistOwl bietet einen kostenlosen Einsteigertarif sowie kostenpflichtige Stufen mit mehr Kapazität und Funktionen. Um deinen aktuellen Tarif zu sehen, ihn zu wechseln oder zu kündigen:

• Öffne Einstellungen unten in der linken Leiste.
• Oder gehe – im angemeldeten Zustand – direkt zur Abrechnungsseite.

Auf der Abrechnungsseite kannst du Zu diesem Tarif wechseln, im Stripe-Kundenportal die Abrechnung verwalten oder den Tarif kündigen. Kündigungen werden zum Ende des Abrechnungszeitraums wirksam; bis dahin behältst du den Zugriff.

Datenschutz & DSGVO

Die gesamte KI-Verarbeitung läuft in der Europäischen Union über IONOS Cloud – einen DSGVO-konformen europäischen Anbieter. Deine E-Mails und Kalendereinträge werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Du kannst die zu dir gespeicherten Daten exportieren und auf Wunsch dein Konto und deine personenbezogenen Daten löschen lassen. Wenn du Google oder Microsoft in den Einstellungen trennst, entziehst du uns sofort den Zugriff auf diese Dienste.

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